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Avete confermato i voli. Avete prenotato l'hotel. Avete bloccato l'agenda e informato il cliente. Ma c'è un aspetto del viaggio che spesso viene gestito per ultimo, ed è proprio quello che il vostro dirigente noterà per primo e per ultimo: il trasporto via terra.
Per gli assistenti personali e gli esecutivi che gestiscono i viaggi aziendali, non si tratta solo di logistica. Si tratta di tutelare il tempo del dirigente, la reputazione dell'azienda e la propria tranquillità quando le cose non vanno come previsto. Questa guida illustra tutto ciò che è effettivamente necessario sapere.
Perché il trasporto terrestre merita una politica adeguata
La maggior parte delle aziende ha politiche chiare su voli, hotel e rimborsi spese, ma il trasporto via terra spesso rientra in una zona grigia. Il risultato? Prenotazioni incoerenti, costi imprevisti e, occasionalmente, dirigenti bloccati a Heathrow perché l'Uber ha raggiunto una tariffa dinamica di 90 sterline e l'autista ha cancellato la corsa due volte.
Una politica chiara e scritta in materia di trasporti terrestri elimina ogni ambiguità. Indica ai viaggiatori cosa è rimborsabile e cosa non lo è, definisce le aspettative in termini di livello di servizio e fornisce alle autorità competenti un quadro di riferimento difendibile in caso di contestazioni sulla spesa.
Se la tua azienda non ne possiede ancora uno, questo articolo è un buon punto di partenza.
Licenze: il dettaglio che la maggior parte delle persone trascura
Non tutti i veicoli a noleggio con conducente sono uguali e, a Londra, questa differenza ha una valenza legale.
Qualsiasi veicolo adibito al trasporto di passeggeri a pagamento a Londra deve essere autorizzato da Transport for London (TfL). Tale autorizzazione si applica al veicolo, al conducente e all'operatore. Un operatore autorizzato da TfL è tenuto a rispettare rigorosi standard che riguardano la verifica dei precedenti del conducente, le condizioni del veicolo, l'assicurazione e la gestione dei reclami.
Prenotando tramite un operatore autorizzato da TfL come Airport Executive (Licenza Operatore 402), si usufruisce di un servizio formale e regolamentato, con una chiara responsabilità. Prenotando tramite un fornitore non autorizzato o con una licenza inadeguata, sia attraverso un'app per consumatori che tramite un accordo informale, tale tutela viene meno, spesso senza che l'utente se ne renda conto.
Cosa verificare quando si valuta un fornitore di servizi di trasporto terrestre:
- Sono in possesso di una licenza di operatore TfL valida? (Facilmente verificabile sul sito web di TfL)
- I loro autisti sono in possesso di patente individuale?
- Dispongono di un'adeguata copertura assicurativa per assunzioni e retribuzioni?
- Hanno una procedura formale per la gestione dei reclami?
Se un fornitore non è in grado di rispondere chiaramente a tutte e quattro le domande, è meglio cercare altrove.
Comprendere i livelli di servizio e quando utilizzare ciascuno di essi
Il trasporto terrestre aziendale si suddivide generalmente in tre categorie. Conoscerne le differenze aiuta a scegliere la prenotazione più adatta all'occasione.
Classe Economy: una berlina o station wagon professionale e confortevole, in genere una VW, Tesla o equivalente. Adatta per viaggi d'affari in solitaria, trasferimenti aeroportuali e spostamenti di routine da punto a punto. Pulita, puntuale ed economica .
Classe Business: un veicolo di rappresentanza di alta gamma, in genere una Mercedes Classe E o equivalente. Adatto a dirigenti di alto livello, clienti VIP o situazioni in cui l'immagine è fondamentale. L'ambiente interno è nettamente superiore, più silenzioso, più spazioso e più adatto al lavoro in movimento .
Prima Classe: La nostra classe più elevata, riservata ai viaggi VIP e alle occasioni in cui il viaggio stesso è parte integrante dell'esperienza. I veicoli includono la Mercedes Classe S e versioni personalizzate della Mercedes Classe V, dotate di sedili reclinabili in stile aeronautico, maggiore privacy e finiture interne di alta qualità. Per visite a livello dirigenziale, ospiti di alto profilo o dirigenti che necessitano di arrivare composti e pronti, questa è la scelta ideale .
Una buona politica di viaggio specificherà quale livello di tariffa è appropriato per ogni categoria di viaggiatore o tipologia di viaggio. Ciò evita situazioni imbarazzanti e garantisce che la spesa sia proporzionata.
Trasferimenti aeroportuali: i dettagli che ti fanno risparmiare tempo
I trasferimenti aeroportuali sono la tipologia di trasporto terrestre aziendale più prenotata, ma anche quella che più facilmente può presentare problemi senza un'adeguata pianificazione.
Il monitoraggio dei voli è fondamentale. Un autista professionista monitorerà il volo del vostro dirigente in tempo reale e adeguerà automaticamente l'orario di prelievo in caso di ritardo. Questo dovrebbe essere un servizio standard, non un extra a pagamento. Assicuratevi sempre che sia incluso al momento della prenotazione .
di accoglienza all'arrivo vs. prelievo a bordo strada. Per gli arrivi, il servizio di accoglienza all'arrivo prevede che l'autista sia all'interno del terminal, con un cartello con il nome in mano, pronto al gate degli arrivi. Per dirigenti di alto livello o visitatori internazionali, questa è la scelta ideale. Il prelievo a bordo strada (l'autista attende all'esterno) è più economico, ma richiede al passeggero di orientarsi autonomamente all'interno del terminal e trovare il veicolo; va bene per i viaggiatori abituali, ma è meno appropriato per gli ospiti .
Politica sui tempi di attesa. Gli operatori affidabili includono un periodo di attesa gratuito standard dopo l'atterraggio (in genere 60 minuti) per consentire le procedure di immigrazione e il ritiro dei bagagli. È importante capire cosa è incluso nel prezzo del volo prima di prenotare, non dopo aver ricevuto la fattura.
Costi aeroportuali. Le tariffe per la sosta breve e la salita/discesa dei passeggeri presso gli aeroporti di Heathrow e Gatwick sono aumentate significativamente. Solo a Gatwick la tariffa per la sosta breve è aumentata del 67% nell'ultimo anno. Si tratta di costi legittimi che vengono addebitati al cliente e dovrebbero essere specificati in fattura. Se non sono indicati, vengono assorbiti silenziosamente dalla tariffa o, peggio, non vengono pagati affatto .
Gestione dei conti aziendali: cosa chiedere
Se la vostra azienda prenota regolarmente servizi di trasporto via terra, vale la pena aprire un conto aziendale. Ecco cosa dovrebbe offrire un conto aziendale ben gestito:
- Fatturazione mensile consolidata: un'unica fattura che copre tutti i viaggi, con riferimenti di lavoro chiari, anziché ricevute individuali per ogni viaggio.
- Gestione account dedicata: un referente che conosce le tue preferenze e può gestire le prenotazioni urgenti.
- Reportistica passeggeri: una ripartizione per viaggiatore, tipologia di viaggio e centro di costo, utile per la riconciliazione interna.
- Tariffe fisse o concordate: i prezzi concordati per le tratte più comuni (ad esempio, da Londra centro a Heathrow) eliminano la variabilità delle tariffe e semplificano la pianificazione del budget.
- Fatturazione conforme all'IVA: essenziale per recuperare l'IVA a credito sui viaggi di lavoro; assicurati che il tuo fornitore sia registrato ai fini IVA e fornisca fatture fiscali corrette.
Presso Airport Executive, i clienti aziendali sono esenti dalla commissione amministrativa di prenotazione applicata alle prenotazioni individuali, un risparmio immediato per i clienti abituali. Offriamo inoltre termini di pagamento a 14 giorni.
L'unica cosa che la maggior parte delle compagnie di viaggio ha silenziosamente rimosso
Ecco una cosa che vale la pena dire chiaramente: un numero significativo di aziende di viaggi e trasporti ha sostituito i propri team di assistenza clienti con chatbot, risposte automatiche e portali self-service. Per le richieste di routine, questo è gestibile. Per qualsiasi cosa che richieda tempo o sia veramente urgente, come una coincidenza persa, un autista disorientato o un dirigente che sta per perdere una riunione, è profondamente frustrante.
In qualità di assistente personale o esecutivo, sopporti già una grande pressione per conto delle persone che assisti. L'ultima cosa di cui hai bisogno quando qualcosa va storto alle 20:00 è dover digitare in una finestra di chat, aspettando una risposta automatica che non capisce la domanda.
“Noi di Airport Executive abbiamo scelto deliberatamente di fare le cose in modo diverso. Le nostre chiamate vengono gestite da persone reali, in pochi secondi, non in minuti, non dopo aver navigato in un menu, né tramite un sistema di richiamata. Quando ci chiamate, parlate con qualcuno che conosce il settore, conosce la vostra prenotazione e ha l'autorità per aiutarvi concretamente”. — Chris Nixon, CEO, Airport Executive
Chris continua: "Pensiamo che questo sia semplicemente il modo in cui dovrebbe funzionare un servizio premium. Ma sappiamo anche che è diventato più raro di quanto dovrebbe essere, ed è per questo che vale la pena menzionarlo esplicitamente quando si valutano i fornitori di trasporto terrestre" .
Quando valutate un fornitore di servizi di trasporto terrestre, ponetevi queste domande:
- Esiste un numero di telefono diretto, con operatore disponibile durante tutto l'orario di apertura?
- Qual è il loro tempo medio di risposta a una richiesta urgente?
- Chi devi contattare se qualcosa va storto durante il viaggio?
- È possibile prendere decisioni sul momento, oppure ogni eccezione richiede una telefonata al responsabile?
Le risposte vi diranno molto su come quell'azienda si comporterà sotto pressione.
Quando le cose vanno storte, e nel settore dei viaggi a volte succede, ci vantiamo di essere flessibili e corretti. Non ci nascondiamo dietro le clausole scritte in piccolo. Prendiamo decisioni sensate rapidamente, valutiamo ogni situazione individualmente e ci assicuriamo che non vi sentiate mai in conflitto con l'azienda con cui dovreste collaborare.
Per un assistente personale o esecutivo, questo tipo di rapporto con un fornitore non è un lusso, bensì una necessità professionale.
Gestire gli imprevisti: la tua lista di controllo per le emergenze
Anche il viaggio meglio pianificato può subire degli imprevisti. Ecco come prepararsi:
In caso di sciopero o gravi interruzioni del servizio: agitazioni sindacali di TfL, ritardi di Eurostar o condizioni meteorologiche avverse possono causare picchi di domanda per i servizi di noleggio con conducente. Avere un rapporto consolidato con un operatore di autonoleggio con conducente autorizzato significa non dover competere per la disponibilità su un'app per consumatori. Prenota con largo anticipo durante i periodi in cui sono previste interruzioni del servizio.
Se i piani del dirigente cambiano all'ultimo minuto: informatevi sulla politica di cancellazione del vostro operatore prima di averne bisogno. La maggior parte degli operatori affidabili offre un periodo di cancellazione gratuito ragionevole. Capire questo in anticipo vi permetterà di apportare modifiche con sicurezza, evitando di dover sostenere costi evitabili.
Se l'autista non si presenta: un operatore autorizzato ha il dovere di garantire la sicurezza del cliente e una procedura di reclamo. Documentate l'orario, il codice di prenotazione e tutti i tentativi di contatto, quindi richiedete una risposta formale. Con un servizio basato su app, questo processo è spesso poco trasparente e frustrante. Con un operatore autorizzato, invece, esiste una chiara catena di responsabilità .
Nota su spese e IVA
Per gli assistenti personali e gli esecutivi che gestiscono le note spese, il trasporto terrestre può creare complessità ai fini IVA, soprattutto quando i viaggi si svolgono tra Londra e il resto del Regno Unito.
La regola è semplice: assicurati che ogni fattura che ricevi includa la ragione sociale completa del fornitore, l'indirizzo, il numero di partita IVA, una descrizione del servizio e l'importo dell'IVA indicato separatamente. Senza questi dati, non è possibile recuperare l'IVA.
Se la vostra azienda effettua viaggi internazionali, tenete presente che i trasferimenti prenotati tramite un operatore del Regno Unito per viaggi all'estero sono generalmente esenti da IVA britannica. L'operatore dovrebbe indicare correttamente questa informazione in fattura.
In caso di dubbi, consultate il vostro team finanziario prima di approvare un nuovo fornitore.
Elaborare la propria politica per i trasporti terrestri: un quadro di riferimento semplice
Se state creando una policy da zero o aggiornandone una esistente, ecco gli elementi principali da considerare:
- Fornitori approvati: Indicate i vostri operatori autorizzati preferiti e specificate chiaramente che le prenotazioni devono essere effettuate tramite loro.
- Linee guida sui livelli di servizio: definire quale categoria di veicolo si applica a quale classe di viaggiatore o occasione
- Tempi di preavviso per la prenotazione: impostare un periodo minimo di preavviso (24 ore sono ragionevoli per le prenotazioni standard; più tempo per eventi o viaggi di gruppo).
- Limiti di rimborso: definire limiti massimi chiari per viaggio o tariffe per percorso approvato.
- Ricevute e requisiti IVA: specificare la documentazione necessaria per le note spese.
- Contatto fuori orario: assicurarsi che ci sia un numero da chiamare se qualcosa va storto alle 6 del mattino.
Una policy di una sola pagina che illustri questi sei punti risolverà la maggior parte delle domande relative al trasporto terrestre prima ancora che arrivino nella tua casella di posta elettronica.
Lavorare con un dirigente aeroportuale
Airport Executive opera a Londra e in tutto il Regno Unito, fornendo servizi di autista privato con licenza per clienti aziendali e corporate. I nostri account aziendali offrono fatturazione consolidata, prezzi fissi per percorso e un referente dedicato, pensati appositamente per semplificare la vita di assistenti personali, assistenti esecutivi e responsabili viaggi.
Ci occupiamo anche di organizzare i trasferimenti successivi, grazie ad accordi di partnership in oltre 50 paesi. Quindi, che il vostro dirigente debba recarsi a una riunione a Monaco o a una conferenza a Singapore, una sola chiamata a noi si occuperà del trasporto via terra in entrambe le destinazioni.
E poiché sappiamo che il tuo tempo è prezioso, manteniamo la comunicazione semplice. Contattaci tramite WhatsApp per prenotazioni rapide, aggiornamenti di itinerario e viaggi complessi con più tappe: niente moduli online complicati, niente doppie inserzioni, niente scambi di messaggi inutili. Solo una comunicazione diretta ed efficiente con persone che sono davvero qui per aiutarti a semplificare il viaggio.
Operiamo con la licenza di operatore TfL 402 e la nostra flotta comprende le categorie Economy, Business e First Class per soddisfare ogni tipo di viaggio e classe di viaggiatore.
Per discutere di un account aziendale o per effettuare una prenotazione, contattateci qui.
Airport Executive - Il servizio di autista privato di lusso di Londra